czyli jak odkopać się z zaległości

Prawo Hofstadtera mówi, że wszystko trwa dłużej niż zakładamy. Nawet jeśli weźmiemy poprawkę na prawo Hofstadtera. Ta zabawna konstrukcja dość dobrze opisuje naszą codzienną biznesową rzeczywistość. Kalendarze wypełniają się po brzegi, listy „to do” stają się coraz dłuższe, a poziom frustracji rośnie wprost proporcjonalnie do zaległości. Czy jest na to jakaś rada? Jak zarządzać swoim czasem, żeby zrealizować wszystkie zawodowe zadania?

Zacznijmy od tego, że nie ma jednej recepty, która sprawdzi się u wszystkich. Każdy z nas musi wypracować sobie system pasujący do jego osobowości, stylu życia, skłonności, talentów i oczekiwań. Poniżej zostawiam kilka rad, które sprawdzają się w mojej codziennej pracy. Możesz wypróbować je u siebie. Podzieliłem je na trzy grupy:

Planowanie

To podstawa. Bez planu zawalimy niejeden termin. Nie widzimy też postępów naszej pracy i czujemy się zawaleni robotą. To oczywiste. Jednak zrobienie planu pracy dla wielu już takie nie jest. Często po prostu rzucamy się w wir telefonów, maili i z trudem wydostajemy się z niego pod koniec dnia. Jak przygotować dobry plan?

  • Podziel pracę na zadania.

Jak zjeść słonia? Oczywiście po kawałku. Każdy projekt dziel na zadania. Jeśli trzeba, podziel je na mniejsze zadania. Musisz doprowadzić do tego, by każde dało się wykonać w maksymalnie kilkadziesiąt minut. Zadanie musi dać się odhaczyć. Jasno określ kiedy możesz je uznać za zakończone.

  • Zrób listę priorytetów.

Wybierz zadania, które musisz zrealizować, nie więcej niż 2-3. To są Twoje priorytety. Zastanów się kiedy pracuje Ci się najefektywniej i staraj się zaplanować je na ten właśnie czas. Dla niektórych będzie to po porannej kawie, dla innych wczesnym popołudniem. Nie odkładaj zadań priorytetowych. Do odkładania masz wszystkie pozostałe.

  • Sprawdzaj listę

Nawet najlepszy plan nie sprawdzi się bez weryfikacji. Wyrób sobie nawyk sprawdzania listy. Odhaczaj każde zrealizowane zadanie. Szybko poczujesz, że to całkiem przyjemne zajęcie.

Efektywna praca

Plan to nie wszystko. Każde zadanie możemy wykonać sprawnie lub męczyć się z nim godzinami. Co zrobić żeby praca była bardziej efektywna?

  • Pracuj w sprintach

Skup się na jednym zadaniu i przeznacz na nie tyle czasu, żeby zacząć i skończyć bez przerw. Nie  rób kilku rzeczy jednocześnie.

  • Agreguj zadania

Drobne zadania, jak odpisywanie na maile, oddzwanianie na telefony możesz robić w ramach jednego sprintu. Możesz przeznaczyć na to kilka sesji w ciągu dnia, żeby nie zostawiać swoich klientów zbyt długo bez kontaktu. Ale nie musisz odpisywać na każdego maila natychmiast.

  • Pozbądź się dystraktorów

Tak, przede wszystkim chodzi o telefon. Odłóż go poza zasięgiem ręki i wzroku. Nic tak nie odwraca uwagi od zadania jak kolejne powiadomienia.

Dystans

Praca bez przerw nie jest dobrym pomysłem. Zazwyczaj nie jesteśmy w stanie utrzymać skupienia dłużej niż przez 90 minut. Często zmuszamy się do dłuższej pracy, bo chcemy nadrobić zaległości, ale efekt jest taki, że pracujemy coraz mniej wydajnie.

  • Rób przerwy

Między kolejnymi sprintami rób przerwy. Wstań od biurka, poruszaj się, popatrz przez okno. Oderwij się od pracy chociaż na 5 minut. Jeśli to możliwe nie spędzaj przerwy z telefonem w ręce. Zmiana jednego ekranu na inny nie jest najlepszym sposobem na odpoczynek.

  • Weryfikuj swoje możliwości

Jeśli nie udaje Ci się realizować swoich planów, a czujesz, że pracujesz efektywnie, to koniecznie zweryfikuj swoje możliwości. To nie Twoja wina. Czas nie jest z gumy i musisz po prostu planować mniej. Nie ma sensu się zadręczać.

  • Snuj plany

Twoje plany dzienne lub tygodniowe są ważne. Również te miesięczne, kwartalne czy roczne. Ale najważniejsze są Twoje długoterminowe cele i marzenia. To powinien być Twój punkt odniesienia. Jeśli spędzasz codziennie godziny na zadaniach, które nie przybliżają Cię do Twoich celów, to być może warto coś zmienić. Przynajmniej priorytety zadań.

Trzy uwagi na koniec

  • Plan dnia rób dzień wcześniej. Dzięki temu zaczynając pracę dokładnie wiesz co robić.
  • Czas to najcenniejszy zasób, którym dysponujemy. Nie każde zadanie musisz wykonać samodzielnie. A jeśli już musisz, to wyceń swój czas odpowiednio. 
  • Nie trać spontaniczności – wszystkiego nie da się zaplanować.

Chcielibyśmy, żeby doba była dłuższa, a tydzień trwał 10 dni. Ale czy przez to zrobilibyśmy więcej? Raczej nie. Nasze kalendarze byłyby wypełnione tak samo szczelnie, a listy zadań byłyby jeszcze dłuższe. Nasze 8 godzin pracy, pięć dni w tygodniu, to w sam raz tyle, żeby nad nimi zapanować. Kilka powyższych wskazówek powinno Ci w tym pomóc. A jeśli masz swoje sposoby, to podziel się nimi w komentarzu. Powodzenia w odkopywaniu!

Słowo na poniedziałek: Bez planu ani rusz. Ale wszystkiego nie zaplanujesz.


Czytaj także:
ILE KOSZTUJE LOGO?
SZYBKO, DOBRZE I TANIO

Leave a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *